根据《湖南科技职业学院学术委员会章程》要求，对学术委员会会议的组织程序进行规范，具体条款如下：
一、会议的申请需按流程审批
除学术委员会召开例会外，学院有关部门在某些事务决策前，需要提交学术委员会审议或做出决定的事项，按照下列程序办理：
1、有关部门须于会前2个工作日向学术委员会秘书处提交书面申请；
2、经秘书长审核后，报请主任委员审批；
3、主任委员审核通过后，由秘书处通知会议召开时间及地点。
4、秘书处组织学术委员会召开全体委员会议。
二、提出议题申请的职能部门，须做好会前准备工作。
对于需要提交学术委员会审议或做出决定的议题，须在会前1天将有关资料提交至秘书处，由秘书处发放至每位委员。
三、需投票表决的议题，表决过程应严格按照如下流程：
1、由秘书长报告参会委员人数、表决事项，会议主持人作出是否表决的决定；
2、除学术委员会委员和秘书处工作人员外，其它人员离开会场回避，秘书处工作人员逐个向与会委员发放选票，并报告发放的选票数量；
3、投票结束后，由秘书处工作人员负责选票的回收，报告回收选票的数量，作统票工作；
4、统票结束，由秘书长报告统计结果。
5、经审议后，由主持人宣布最终审议结果。
四、填写会议记录表
秘书处除做好会议记录外，在会议结束时应填写会议记录表。内容包括：会议日期、地点、出席委员名单、缺席委员人数、会议主持人、会议议题、审议结果或会议形成的集中结论等。
五、会议记录表存档与应用
会议结束后，由秘书处将会议记录表存档，并向申请部门提供会议记录表复印件。
